Je hebt zo lang en hard gewerkt op zoek naar nieuwe klanten en ineens is daar een serieuze prospect. Na wat voorzichtige berichtjes via LinkedIn en een aangenaam telefoongesprek lijkt er zowaar een match te zijn. Jullie gaan persoonlijk kennismaken! De paniek slaat toe. Want waar spreek je af? Wat moet je aan? Wat neem je mee? Wat ga je zeggen?
Vooropgesteld: paniek is nergens voor nodig.
Denk eerst eens terug aan je favoriete klanten. Hoe tof zou het zijn als je nieuwe klant straks naadloos in dit rijtje blijkt te passen?
Dat bereik je alleen door jezelf te zijn (want daardoor klikt het immers ook met je huidige klanten nietwaar?) Dus doe vooral geen indrukwekkende pumps of deftig jurkje aan als je je daar normaal ook niet prettig in voelt.
Spreek ergens af waar je gemakkelijk ter zake komt. Ikzelf ga het liefst naar een klant toe om zijn productie en showroom te bekijken. Maar een kunstenaar zal zijn potentiele klant liever in zijn eigen atelier of proeftuin ontvangen. Als je geen van beiden de mogelijkheid hebt om elkaar een werk-gerelateerde omgeving te laten zien, kies dan voor een neutrale zakelijke omgeving zoals een Van der Valk of een Seats2meet.
Zorg dat je genoeg gespreksmateriaal bij je hebt: je bijgewerkte portfolio-map, je opgeladen laptop met alle kabeltjes die je kan bedenken en een notitieblok inclusief twee schrijvende pennen. Schrijf bovenaan je papier alvast de naam en functie van je gesprekspartner, plus de naam van zijn bedrijf. Dit kan je straks nog redden van een mogelijke blunder of black-out.
Bij het inleidende kopje koffie of thee kan je het best even over jullie persoonlijke situatie hebben. Waar je vandaan komt, je gezinssituatie, huisdieren, dat werk. Met een van mijn favoriete klanten had ik het de jaren erna nog altijd over onze gemeenschappelijke ervaringen: kamperen in Frankrijk en Noorwegen.
Daarna komt het zakelijke deel aan bod: hoe hebben jullie elkaar gevonden, welk deel van jouw ervaring spreekt je potentiele klant precies aan en wat verwacht je van elkaar? Hoe denken jullie over aanleveren en deadlines, hoe ben je gewend je prijs te bepalen en hoeveel overleg/zelfstandigheid wordt er van je verwacht? Gaat het om een eenmalige opdracht of gaan jullie ‘een serieuze relatie’ opbouwen?
Schrijf vooraf alle punten op die je zou willen bespreken, zodat je niets vergeet van wat voor jou van belang is. Nummer deze punten desnoods, zodat je je aantekeningen tijdens het gesprek gemakkelijk kunt ordenen. Hiermee laat je tevens zien hoe goed voorbereid jij bent en geef je alvast een kijkje in jouw wereld.
Wees vooral heel duidelijk. Doe je niet beter of slechter voor dan je bent, maar heb wel vertrouwen in jezelf. Wees eerlijk! Het gaat erom een klant te binden die op dit moment bij jou past. En ik spreek uit ervaring: zet te laag in en je komt nooit meer van een hulpbehoevende klant af, zet te hoog in en je hebt continu last van onvervulde verwachtingen.
En onvervulde verwachtingen daar houdt niemand van.
Sluit het gesprek daarom altijd duidelijk af met de concrete vraag: “Zie je onze samenwerking zitten?”, zodat je beiden weet waar je aan toe bent. Zorg ervoor dat je ’s avonds thuis precies kunt navertellen wat er is afgesproken. Zonder vraagtekens, zonder open eindjes.
En mocht het – om wat voor reden dan ook – toch niet klikken, dan kunnen jullie vriendelijk afscheid nemen van elkaar en heb je er in elk geval een leermoment bij!
